Høyring - ny forskrift om offentlege arkiv

• Høyringsbrev

  Vår ref.: 16/1984

  Høyring - ny forskrift om offentlege arkiv  

  Vedlagd høyringsnotat inneheld forslag om endring av forskrift om offentlege arkiv (arkivforskrifta) fastsett ved kgl. res. 11. desember 1998. Forslaget til ny arkivforskrift er samanstilt med gjeldande arkivforskrift i vedlagd forskriftsspegel.

  Høyringsfristen er 15. januar 2017.

  Bruk den digitale løysninga for å gi høyringsfråsegn ved å klikke på "Send inn høringssvar". Høyringsfråsegnene er offentlege etter offentleglova, og vil bli publiserte på våre nettsider.

  
  Med helsing                                                                      

  Øivind Danielsen (e.f.)
  avdelingsdirektør

  Magnar Nordtug
  seniorrådgjevar

• Høyringsnotat

  Høyringsnotat - Forslag til ny forskrift om offentlege arkiv (.pdf)

Utdrag fra høringsnotatet:

3 Skytenester

3.1 Digitaliseringsrundskrivet

Digitaliseringsrundskrivet (H-17/15) gir i punkt 2.4 følgjande føring for offentlege organ når det gjeld bruk av skytenester:
"Bruk av skytjenester kan gi økt fleksibilitet og mer kostnadseffektiv bruk av IKT. Virksomheter som etablerer nye eller oppgraderer eksisterende fagsystemer eller digitale tjenester, eller endrer eller fornyer avtaler knyttet til drift, skal vurdere skytjenester på linje med andre løsninger. Når det ikke foreligger spesielle hindringer for å ta i bruk skytjenester, og slike tjenester gir den mest hensiktsmessige og kostnadseffektive løsningen, bør en velge slike tjenester."

Nasjonal strategi for bruk av skytjenester (Kommunal- og moderniseringsdepartementet, 2016) går nærare inn på forskjellige sider ved bruk av skytenester og utfordringar som må handterast. Det gjeld blant anna spørsmål knytte til kontraktsregulering, tilsyn og informasjonstryggleik.

3.2 Regulering av skytenester i arkivlova

Formålet med arkivlova er blant anna å sikre arkiv slik at dokument blir tekne vare på og gjorde tilgjengelege for bruk, både mens dei er i aktiv bruk og i framtida, jf. arkivlova § 1. Arkivmaterialet skal sikrast mot å gå tapt, men integritet og autentisitet i arkivmaterialet må også sikrast. I tillegg må arkivet vere innretta for å ivareta dei krava til konfidensialitet som er fastsette på dei ulike fagområda, slik som lovbestemt teieplikt. Arkivområdet har dermed ein del grenseflater mot informasjonstryggleik.

I Ot.prp. nr. 77 (1991–1992) Om lov om arkiv s. 23 er dette formulert slik:
"Arkivet skal vera innretta på ein slik måte at det ikkje berre dekkjer det kortsiktige forvaltningsmessige behovet som organet måtte ha for sitt eige arkivtilfang, men at det dessutan tryggjer det langsiktige, samfunnsmessige behovet for å ta vare på viktig dokumentasjon."

Dette betyr at eit offentleg organ ikkje berre har plikt til å ta vare på informasjon så lenge ein sjølv har bruk for han. Plikta varer heilt fram til det tidspunktet det kan gjennomførast kassasjon etter reglane i arkivlova eller til arkiva blir avleverte til arkivdepot for bevaring.

Arkivlova § 9 første ledd bokstav b regulerer moglegheita for å ta arkiv ut av landet slik:
"Utan i samsvar med føresegner gjevne i medhald av § 12 i denne lova eller etter særskilt samtykke frå Riksarkivaren, kan ikkje arkivmateriale (…) førast ut or landet, dersom dette ikkje representerer ein naudsynt del av den forvaltningsmessige eller rettslege bruken av dokumenta."

I Ot.prp. nr. 77 (1991-92) blir følgjande understreka i pkt. 3.2.5:
"Etter § 9 bokstav b skal arkivalia heller ikkje utan vidare kunna førast ut or landet, dersom dette ikkje er ein naudsynt del av den forvaltningsmessige eller rettslege bruken av dokumenta.

Dette unnataket frå utførsleforbodet er formulert for at t.d. Utanriksdepartementet ikkje skal måtta ta omsyn til dette lovbodet i det ordinære saksarbeidet vis à vis utanriksstasjonane eller ved internasjonal møteverksemd. Tilsvarande skal utførsleforbodet heller ikkje hindra at arkivdokument kryssar riksgrensa når t.d. ein kommune i Trøndelag har samrådingar med grannekommunen i Jämtland, eller når dokument skal leggjast fram i ei rettssak i eit anna land."

"Arkiv" er i arkivlova definert teknologinøytralt. Dermed omfattar denne føresegna òg skyløysingar med lagring av offentlege arkiv på serverar i utlandet. Utførsel av offentlege arkiv berre kan gjerast dersom dette er i samsvar med forskrifter gitt med heimel i arkivlova, eller etter særskilt samtykke frå Riksarkivaren, eller dersom utførselen er ein nødvendig del av den forvaltningsmessige eller rettslege bruken av dokumenta. I gjeldande arkivforskrift er det ikkje teke inn føresegner om utførsel.

Riksarkivaren har gitt særskilt samtykke til utførsel i tilfelle der det har vore tale om midlertidig utførsel, for eksempel for å skanne papirmateriale og deretter føre det tilbake til Noreg. Riksarkivaren har ikkje brukt myndet til å gi særskilt samtykke til skylagring av offentlege organs arkiv på serverar i utlandet. Det er fleire årsaker til dette. Blant anna er det uklart kva kriteria for slik utførsel skal vere, kva vilkår som eventuelt kan stillast, og kor langt Riksarkivaren i slike tilfelle skal gå i vurdere innhald og kvalitet i kvar enkelt løysing som det blir søkt om unntak for.

Så lenge det komplette arkivet og tryggingskopi eller andre former for løysingar som skal sikre redundans, er i Noreg, har Riksarkivaren lagt til grunn at kopiar kan vere i utlandet.

3.3 Arkivmessige utfordringar ved bruk av skytenester

I ein avtale mellom offentlege organ og ein privat leverandør av tenester er det fleire omsyn og ansvarsforhold som må regulerast. Desse er ikkje særeigne for kjøp av skytenester med lagring utanlands, men har òg relevans for slike tenester:

− Flytting av arkivmateriale Kontraktar er tidsavgrensa og må med jamne mellomrom ut på ny anbodsprosess. Dette kan innebere flytting av det arkivmaterialet som er akkumulert hos leverandør A, og som leverandør B vinn anbodet for. Ved kontraktsbrot kan det bli aktuelt å seie opp avtalen med leverandøren, og det kan bety at materiale svært raskt må flyttast tilbake til organet eller til ein midlertidig stad. Ein avviklingsstrategi er dermed også ei viktig side ved bruk av skytenester for arkiv. Ein av dei største farane som digitalt lagra arkivmateriale kan utsetjast for, er nettopp slike flyttingar (konverteringar).

− Plikt til å ta vare på arkivmateriale over tid Mange skytenester er retta sterkt mot organets behov for å ha materialet tilgjengeleg for eigen bruk. Dette behovet er ofte til stades i ein avgrensa tidsperiode. Arkivansvaret strekkjer seg mykje lenger. Dermed er det viktig at organet ivaretek plikta til å ta vare på materialet over lengre tid og regulerer dette i kontrakten med leverandøren.

− Lagring fleire stader Den fysiske lagringa kan skje på fleire stader. Om ein berre ser på informasjonstryggleiken, kan dette vere ein styrke, men etter arkivlova må offentlege organ ha kontroll med kvar dei oppbevarer arkiva sine.

Følgjande utfordringar kan spele ei større rolle ved kjøp av skytenester med lagring utanlands:

− Ansvar for arkivlokale Sikring av arkiva inngår i formålet til arkivlova. Skal ein sikre arkivmaterialet, er krav til arkivlokale grunnleggjande. Dette er regulert i arkivforskrifta. Oppbevaringsløysinga må blant anna hindre innsyn frå uvedkomande.

− Tilsyn
Arkivverket har etter arkivlova § 7 plikt til å inspisere arkiv. Tradisjonelt har tilsyn blitt gjennomført ved tilsyn på staden. Tilsyn hos private leverandørar av skytenester frå utlandet vil vere vanskeleg både av økonomiske årsaker, og fordi leverandørene i svært liten grad tillèt at andre lands tilsynsstyresmakter får tilgang til serverparkane. Tilsyn må dermed gjennomførast som dokumentbasert tilsyn hos dei offentlege organa, for eksempel ved gjennomgang av revisjonsrapportar frå tredjepartar. Utfordringane knytte til tilsyn er generelle og blir òg tekne opp i Nasjonal strategi for bruk av skytjenester.

− Jurisdiksjon Når informasjon skal bevarast på serverar i utlandet, kan leverandøren vere nøydd til å etterleve reglar i det landet informasjonen er i. Jurisdiksjonsproblematikken har hatt betydning i spørsmålet om ivaretaking av konfidensialitet. Andre lands styresmakter kan for eksempel ta beslag i eller påby sletting av informasjon som eit norsk offentleg organ lagrar på ei skyteneste levert frå utlandet. Dette er spørsmål som ikkje berre er knytte til arkivområdet, og dei bør derfor best handterast gjennom generelle reglar i den grad det viser seg å vere behov for det. Uansett legg personopplysningslova føringar for kva land ein kan føre ut personopplysningar til. dei fleste arkiv inneheld òg personopplysningar og må følgje dei avgrensingane personopplysningslova set.

3.4 Arkivmessige fordeler ved bruk av skytenester

Reguleringa av avhending, utførsel, kassasjon, endring og sletting av arkiv i arkivlova § 9 skal hindre at arkivmateriale går tapt. Bruk av skytenester kan skje på ein slik måte at ein sikrar bevaring av materialet. Til ein viss grad kan ein òg seie at sliketenester frå profesjonelle leverandørar kan gjere at ein kjenner seg tryggare på at digitalt arkivmateriale blir bevart enn ein del av dei løysingane som er i bruk i dag. Langtidsbevaring av digitalt materiale er ei utfordring ein er merksam på.

I Nasjonal strategi for bruk av skytjenester blir det gjort tydeleg greie for mange av fordelane ved bruk av skytenester, og det er klart at med ei tydeleg og god kontraktsregulering mellom partane kan skytenester bidra til ein kan kjenne seg tryggare på at arkivmateriale blir teke vare på og blir tilgjengeleg for bruk.

3.5 Departementets vurderingar og forslag

3.5.1 Departementets vurderingar

Da arkivlova vart vedteken, var det ikkje mogleg å kjøpe skytenester. Informasjon var i all hovudsak lagra på papirbaserte medium og fanst i eitt eksemplar. Dagens tekniske løysingar gjer det mogleg for eit offentleg organ å lagre digitalt arkivmateriale langt frå papirarkivet, samtidig som det digitale arkivmaterialet er både tilgjengeleg og mogleg å forvalte for organet. Dermed kan formålet med lova ivaretakast sjølv om arkivmaterialet er på ein server i utlandet.

Offentlege organs arkivansvar inneber blant anna plikt til å ha kontroll med arkivmaterialet. Det er dermed ikkje nok at materialet er tilgjengeleg. Ei presiserande føresegn i arkivforskrifta om digital lagring i utlandet må gjere det klart at offentlege organ må sikre sin råderett over, eigedomsrett til og kontroll med arkivmaterialet. Spesielt ved kjøp av skytenester frå store internasjonale leverandører er det vanleg at leverandøren har standardvilkår i kontraktar for tenesta. Det er ikkje gitt at slike kontraktar vil ivareta dei krava eit offentleg organ er pålagt etter arkivlova. Ved skylagring er det grunn til å påpeike at leverandøren får særskilde og til dels omfattande plikter.

I tillegg ligg det i skylagringskonseptet at avtalane kan bli kompliserte, og at plikter, krav og ansvarsforhold kan vere vanskelege å halde oversikt over og trengje inn i når det for eksempel skjer feil, oppstår konfliktar eller om utanlandske styresmakter grip inn.

Departementet foreslår ei ny føresegn om lagring av digitalt arkivmateriale på serverar i utlandet. Det sentrale i denne samanhengen er å sikre at arkivmaterialet ikkje går tapt, og å bevare integriteten og autensiteten til arkivmaterialet. I dette forslaget blir ansvaret for innhaldet i avtalane og kvaliteten på tenesta lagt hos offentlege organ. Slike avtalar og tenester vil bli omfatta av tilsyn frå Arkivverket. Departementet ber høyringsinstansane spesielt vurdere om det er ønskjeleg at det blir opna for skylagring, og om departementets forslag vil vere ei formålstenleg løysing.

3.5.2 Forslag

Departementet foreslår ein ny § 22 om lagring av digitalt arkivmateriale i utlandet:

§ 22. Lagring av digitalt arkivmateriale utanfor Noreg

Offentlege organ kan lagre digitalt arkivmateriale utanfor Noreg dersom pliktene i arkivlova med forskrifter er regulerte i avtala mellom organet og eigaren av arkivlageret. Organet skal behalde tilgang til, kontroll med og eigedomsrett til sitt eige arkivmateriale.

• Forskriftsspegel (gjeldande forskrift og forslag til ny forskrift) (.pdf)

Se også saken på regjeringen.no.