Referat fra EFNs styremøte torsdag 26.11 2009 (18:30-21:00) Oppmøte: Thomas Gramstad, Hanna E. Marcussen, Tom Fredrik Blenning Klaussen, Per Inge Østmoen, Terje E. Reite, Helge H. Follestad og (fra sak nr. 2) Svenn-Arne Dragly. Thomas var ordstyrer og Helge referent. Aksjonspunkter (det som krever oppfølging) har '=' først på linjen/i avsnittet. 1. Ny definisjon av medlemskap i EFN, omdefinere efn-listens rolle, vedtektsendringer. Etablering av eget medlemsregister. Thomas foreslo at vi burde gjøre som i FFKP, og viste deres innmeldingsskjema, der man kunne skrive inn et selvvalgt kontingentbeløp og null kroner ble også godtatt. Det ble fremhevet at oppfølging av medlemskap burde være enkelt for kasserer/medlemsansvarlig. Skille mellom medlemskap i EFN og medlemskap av efn-listen: At det ene ikke forutsetter det andre. = Thomas sjekker opp hvordan FFKP håndterer registrering av medlemskap samt fornyelse av medlemskap og evt. innkrevning av kontingenter. = Helge sjekker opp hva som er ferdig installert på UiB-serveren EFN har fått til disposisjon, og om den kan brukes til medlemsdatabase. = Tom Fredrik sjekker opp memberDB og om den kan brukes til medlemsdatabase. 2. Diskutere EFNs fremtidige organisering og kilder til økonomi (jfr. organiserings- og søknadsdebatt på efn-listen; og oppsummering som TG skrev til Danny O'Brien i EFF: "There are some real, deep disagreements about how EFN should be organized and reorganized, as it grows -- like how much structure, what kind of structure?" Vi påpekte at det er viktig å avklare forventinger, og at man kan spørre om fremdrift til dem som har fått delegert oppgaver og forsikre seg om at samarbeid og eventuelt videre-delegering også går greit. Det er viktig å gi bidragsytere oppmerksomhet, ansvar og anerkjennelse. Motivasjonen til frivillige er også viktig å forsøke å bevare og styrke. Frivillige bør også vite hvordan de kan engasjere seg, og en slik doktrine må formidles til medlemmene. Positive vinklinger og det å gjøre ting og få resultater å peke på er positivt for motivasjonen, og noe vi bør forsøke å få en viss mengde av. Fribit har Hackerspace for å få frem en mer positiv atmosfære, og det virket bra. Formaliteter som utnevnelse til talsperson, gruppeleder eller saksordfører kan eventuelt komme i etterkant av at frivillige har gjort en innsats. Det bør være en lav terskel for å engasjere seg, den største begrensningen er bruken av varemerket EFN. Vi diskuterte muligheten for at Cecilie Wian kan delta i styremøter via video-konferanse. Tom Fredrik opplyste om at han kan stille med video-konferanse-utstyr i Oslo, via sin arbeidsgiver. Det skulle finnes video-konferanse-utstyr ved Ifi også. Vi nevnte også at for Skype-type teknologi burde det holde om det bare var en person bak kamera, men i Bergen kan det bli litt vanskelig å følge med. = Thomas sjekker opp med Cecilie om det er ønskelig med slik deltagelse på styremøter fra hennes side. = Thomas skriver et dokument om hva gjørokrati er og et "Bli med!"-dokument om hvordan bli aktiv i EFN. = Helge påtar seg å få utkrystallisert noen grunnverdier og holdninger som kan hjelpe EFN i sitt arbeide/praksis. Faste styre/arbeidsmøter: Kan vi ha månedlige møter, f.eks. "siste onsdag i måneden"? Vi vedtok å ha åpne styremøter og ved eventuelle behov for å diskutere konfidensielle saker kan man ha egne ekstra styremøter om man ikke kan ta det på styre-listen. Fint å ha faste møter som kan bidra til aktiv oppfølging av saker, og som er åpent og kan trekke med frivillige. Møtene kan utvikle seg mot å være aktivistmøter vel så mye som styremøter. Generalforsamling i EFN blir en lørdag i midten/slutten av februar. (20., eller 27. feb.) = Thomas innkaller. Vi vedtok å ha styremøter kl. 18:30 (til ca. 20:00) på Ifi følgende dager: 13.01, 24.02, 24.03, 28.04, 26.05. 3. Hvordan ivareta nye personer som vil gjøre en aktiv innsats for EFN? Trenger vi en fadder-ordning? Hvordan skal den i tilfelle organiseres? Vi kom frem til at det ikke var ønskelig med en egen fadder-ordning. Mange kommer via Thomas og han kan henvise videre til andre i EFN som driver med det emnet som personen som tar kontakt er interessert i. På siden om styret på efn.no kan man føye til litt mer kontaktinformasjon, fag-interesser og bilder slik at det blir enklere for interesserte å ta direkte kontakt med den personen som de synes ser mest relevant ut. Epost-adresser på websidene må obfuskeres, f.eks. ved hjelp av Unicode eller bilder. EFN kan også ha gruppeledere som ikke er presseansvarlige for sitt saksområde, men som fungerer internt for samordning og som pådrivere for arbeidet. Internt i EFN bør det også være en kontakt-liste som ikke ligger åpent på nettsidene, men som gjerne kan ligge på et lukket web-område på nye efn.no, som bør inneholde både epostadresser og telefonnummer til styrets medlemmer. = Per Inge lager en slik intern-kontaktliste. = Per Inge samler inn og legger ut bilder på nye efn.no sin side om efn-styret, og får tillatelse til å legge ut bildet av det enkelte styremedlem. = Thomas lager en alfabetisert liste til efn.no over saksområde + kontaktperson(-er i prioritert rekkefølge) (istedenfor dagens liste som er sortert på navn, ikke saksområde). 4. Trenger EFN en "personalpolitikk"? Hvordan håndtere konflikter, vanskelige personer etc. Arbeide for å forhindre at konflikter oppstår, og ta fatt i dem så tidlig som mulig. Vi diskuterte også å gjøre det lettere å moderere folk og evt. sperre ute fra epostliste/forum uten at det må innebære opphevelse av EFN-medlemskap slik det gjør idag, og heve nivået slik at det ikke skal være like skremmende for nye å delta, eller for mye støy til å kunne følge med. Man kan eventuelt ha en regel om ikke å ta meta-postinger om moderering av personer på efn-listen. = Hanna utnevnt til diplomat/samarbeidskoordinator, for å bidra til bedre samarbeid og dempe konflikter. Alle andre må hjelpe til med å sende tips til henne når konflikter oppstår på efn-listen, slik at hun kan ta fatt i saken. = Hanna lager utkast til positive regler for EFN-listen, med "skal gjøre"-regler istedenfor "ikke gjøre". = Svenn-Arne sender link til efn-styret, artikkel om community-trolling og hvordan forholde seg til det. 5. "Halve styret" skal velges på neste generalforsamling. Men det er bare 3 av 12 som er på valg! (pga. 2 nye ifjor, og en av de som skulle vært på gjenvalg har trådt ut av styret). Kan noen av de styremedlemmene som /ikke/ er på valg nå, likevel stille til valg (for ett ekstra år), slik at vi får balanse etter "halvparten på valg"-vedtektsparagrafen? Terje Reite og Hanna E. Marcussen tar gjenvalg våren 2010 for 2 år frem til 2012, slik at balansen blir gjenopprettet. Det bør kreves et minimums aktivitetsnivå for styremedlemmene i EFN. Det er også en demokratisk rettighet for medlemmene å vite hvem som representerer dem i foreningen. Styremedlemmer, og evt. andre som har verv i EFN, må stå under fullt navn. 6. Annet/Evt. i) Thomas tok opp om EFN burde bli medlem i FFKP (Föreningen fri kultur och programvara, www.ffkp.se), som venneforening. = Thomas legger frem fordeler og ulemper, og hvordan EFN vil gå frem for å benytte seg av fordelene ved medlemskapet, til neste styremøte. ii) Thomas tok opp om EFN burde bli medlem i Frivillighet Norge, en fellesforening for mange frivillige foreninger. Medlemskap koster NOK 500 i året, og vi kom frem til at det bare bør søkes medlemskap dersom det finnes en person som brenner så mye for dette at den vil prioritere å møte opp på møter i Frivillighet Norge og delta aktivt der. En slik person finnes ikke per idag, og Thomas trakk derfor forslaget om medlemskap. Mange av de samme foreningene er med i Frikanalen, der EFN er (passivt) medlem, og det er bedre å jobbe for å få til et aktivt EFN-medlemskap i Frikanalen. iii) Thomas tok opp pressemelding om modding av dingser (playbox, Xbox), etter henvendelse fra et EFN-medlem. Fokuset for en slik pressemelding bør ikke være Datatilsynet og personvern, men forbrukerlovgivningen og forbrukermyndighetene. Følgende momenter ble nevnt: - brukeravtaler bør ikke bli regnet som inngått ved å ta i bruk en vare. - forbruker-rettigheter må ikke avskrives/avtales vekk i standardavtaler. - Forbrukerrådets rolle. iv) Vi diskuterte registrering av EFN i Frivillighetsregisteret i Brønnøysund-registrene og skattefradragsordningen. Ved å stå registrert i Frivillighetsregisteret vil EFN kunne motta tippemidler. Det ble påpekt at for å motta tippemidler kreves det en del formalia, bl.a. driftsregnskap, revisor, og at foreningen har minst tre funksjonelle etablerte lokallag. De to første kan ordnes, men det siste har EFN ikke, og EFN vil ikke få flere lokallag med det aller første. Ved å stå registrert i skattefradragsordningen vil EFNs private givere kunne trekke fra gaven på skatten. (For EFNs del: Så lenge EFN har en omsetning pr. år på under 140 000 har EFN skattefrihet. Selv med en omsetning over det vil nok ikke EFN trenge å betale skatt på gaver.) = Tom Fredrik påtar seg å undersøke oppføring i registeret og i skattefradragsordningen og hva dette innebærer. v) Oppsummering av timeboxing. Timeboxingen ble overskredet og møte varte til rundt kl. 21, istedenfor kl. 20. Bør bli strengere på tidsstyringen, men møtet fungerte likevel ganske effektivt. http://efn.no/styre/efn-styremoetereferat-2009-11-26.txt